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Tablas dinámicas de Excel: cómo crear mejores informes

Tablas dinámicas de Excel: cómo crear mejores informes

Excel creó tablas dinámicas para mejorar sus características de informes complicadas y débiles (que todavía están disponibles). La tabla dinámica es en realidad una colección de herramientas que Excel usa para ayudarlo a crear mejores informes a partir de datos complejos de hojas de cálculo de múltiples archivos. Filtra, ordena, reorganiza, calcula y resume sus bases de datos de hojas de cálculo, luego extrae información específica en un informe.

Por ejemplo, su hoja de cálculo puede contener 25 columnas de campo, pero solo necesita cuatro de estos campos para su informe. Las herramientas de Pivot Table le permiten seleccionar esos datos en, literalmente, segundos, una gran mejora con respecto a las capacidades de informes anteriores de Excel.

Para facilitarle la práctica de las tareas que estamos por describir, hemos creado un libro de Excel descargable con todos los datos que utilizamos en este artículo.

Si no está descargando el libro de trabajo, abra nuestro artículo, bases de datos de Excel: creación de tablas relacionales, y siga las instrucciones para crear una base de datos relacional de muestra.

Informes de tablas dinámicas individuales de "archivo plano"
Las tablas pivote son las hojas de cálculo "definidas como tablas" que las herramientas de la tabla dinámica utilizan para crear informes personalizados para bases de datos de archivos planos y archivos múltiples (relacionales). Esta potente función, que incluye algunas funciones de filtrado muy fáciles de usar, es un tema extenso que no se puede tratar adecuadamente en un solo artículo. Por lo tanto, este artículo aborda los informes de tablas dinámicas de "archivo plano". Realizaremos un seguimiento con la cobertura de los informes de tablas dinámicas "relacionales" de múltiples archivos.

1. Abra el archivo de la base de datos, luego haga clic en la pestaña VIOLACIONES. Coloque el cursor en la columna C - Tarifa de violación. Haga clic en la flecha hacia abajo (lado derecho), elija Ordenar más pequeño a más grande y haga clic en Aceptar.

2. Haga clic en la flecha nuevamente, seleccione Filtros numéricos> Mayor que.

 

3. En la ventana de diálogo de AutoFiltro personalizado, el Cargo de infracción de nombre de campo se muestra bajo el mensaje que dice Mostrar tarifas donde la tarifa de infracción: es mayor que (se muestra en el primer cuadro de entrada). Haga clic en la flecha hacia abajo junto al segundo cuadro de entrada y seleccione $ 200.00 de la lista desplegable.

02 tasas de violación de extracto mayores a 200
JD Sartain / PC World
Cargos por violación de extracto mayores de $ 200.00
4. Haga clic en la pestaña Diseño / Herramientas de tabla (solo visible cuando la tabla esté activa). Haga clic en el botón Resumir con tabla dinámica en el grupo Herramientas.

5. En la ventana de diálogo Crear tabla pivote, ingrese la tabla actual-VIOLACIONES-en el cuadro de campo Rango de tabla.

6. En el siguiente cuadro de campo: elija dónde desea colocar el informe de la tabla pivote, haga clic en el círculo Nueva hoja de trabajo y luego haga clic en Aceptar.

7. Observe el panel Campos de tabla dinámica a la derecha.

03 resume con pivottable
JD Sartain / PC WorldSummarize con la tabla dinámica
Excel muestra la lista Campos de tabla dinámica con un cuadro de ayuda de mensaje que dice: "Para crear un informe, elija campos de la lista de campos de la tabla dinámica".

8. Para este primer informe, haga clic en la casilla de verificación de estos cuatro campos: Número de licencia, Tipo de infracción, Tarifa de violación y Fecha de violación. Tenga en cuenta que Excel crea el informe y resume los campos de Número a medida que escribe.

Nota: Observe las opciones en la parte inferior de este panel: Filtros, Columnas, Filas y Valores. Haga clic en las flechas para abrir los cuadros de campo debajo de Filas y valores. Tenga en cuenta las opciones proporcionadas para cada campo. Cubriremos estas características en una futura entrega.

9. Excel crea un hermoso informe ordenado por los Números de Licencia de Conducir, con los Tipos de Violación ordenados alfabéticamente por Tipo debajo de cada Número de Licencia, con las tarifas registradas junto a cada Tipo de Violación, y luego subtotados por Número de Licencia con un Total Total en la parte inferior . Todo lo que tenía que hacer era hacer clic en las casillas de verificación junto a los campos que deseaba en este informe, y Excel se encargó del resto. ¡Asombroso!

Así que el informe está terminado, se lo entregas a tu cliente y ella dice: "Necesito ver la cantidad de Puntos que cada controlador ha acumulado". No hay problema. Agregar más campos al informe de la tabla dinámica es tan simple como hacer clic en otro caja.

10. Coloque el cursor en cualquier parte del informe actual para activar el panel Campos de tabla dinámica.

11. Haga clic en la casilla de verificación en el campo Puntos.

12. Tenga en cuenta que el informe cambia instantáneamente. Los puntos se enumeran al lado de cada violación. Excel suma los Puntos por Número de Licencia con un Total Total en la parte inferior, y esto no cambia ni afecta los totales anteriores de las Tarifas por violación.

13. También observe las adiciones de pestañas al menú Cinta: Herramientas de la tabla pivote: Analizar y diseñar. Todo lo anterior está disponible en la pestaña Analizar, más Gráficos de pivote y Tablas pivote recomendadas.

14. Haga clic en el botón Tablas dinámicas recomendadas. Excel proporciona siete informes sugeridos adicionales basados en los campos de esta tabla. Si prefiere uno de estos otros informes, simplemente selecciónelo y luego haga clic en Aceptar.

15. Haga clic en la pestaña Diseño y el menú Cinta cambiará para reflejar el menú Diseño.

16. Los primeros cuatro botones del Grupo de diseño (seguidos de un submenú de opciones adicionales debajo de cada selección) proporcionan más funciones que puede personalizar. Haga clic en cada elemento para ver cómo sus selecciones afectan su informe. Tenga en cuenta que el diseño de informe actual se llama formato compacto.

Subtotales: No mostrar subtotales, Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo, Mostrar todos los subtotales en la parte superior del grupo, Incluir elementos filtrados en Totales

Grandes totales: desactivado para filas y columnas, activado para filas y columnas, activado solo para filas,

Encendido solo para columnas

Diseño del informe: Mostrar en formato compacto, Mostrar en formato de esquema, Mostrar en formato tabular,

Repita todas las etiquetas de elementos, no repita etiquetas de elementos

Filas en blanco: inserte la línea en blanco después de cada elemento, elimine la línea en blanco después de cada elemento.

17. Compruebe los botones Encabezados de fila, Encabezados de columna y Filas agrupadas en el Grupo de opciones de estilo de tabla dinámica. Los encabezados son necesarios para leer los informes con precisión. Las Filas Bandeadas significan que la tabla está resaltada o coloreada en cada dos filas, para facilitar la lectura de los datos en la tabla.

18. Luego, pasa al Grupo de estilos de tabla dinámica. Haga clic en la flecha hacia abajo para ver un submenú de muchos estilos de tabla coloridos. Haga clic una vez en el Estilo que se adapte a su proyecto y cambie instantáneamente. Experimenta con varios estilos diferentes para ver cómo los colores y el formato pueden cambiar significativamente tu tabla.

19. Observe las dos últimas opciones de menú en el submenú Estilo de tabla dinámica: Borrar y Nuevo estilo de tabla dinámica. Seleccione este último y se abrirá la ventana de diálogo Nuevo estilo de tabla dinámica con docenas de características de Formato para ayudarlo a diseñar sus propios Estilos personalizados.

07 elige un estilo pivottable colorido
JD Sartain / PC World Elige un colorido estilo de tabla dinámica para mejorar tu mesa
20. Haga doble clic en la pestaña de la hoja de cálculo en la parte inferior y asigne un nombre a su informe, luego guarde su archivo.

Consejo: Puede cambiar el diseño del panel Campos de tabla dinámica si el diseño actual no es satisfactorio. Simplemente haga clic en la flecha al lado de la caja de cambios y elija uno de los cinco diseños diferentes. También puede modificar las opciones del Panel de tareas: Mover, Tamaño o Cerrar. Haga clic en la flecha al lado de la X, luego haga clic en una de estas tres opciones.

Nota: Debido a que Excel es tan popular, muchos proveedores externos han creado una serie de programas Add In, como kits de herramientas, generadores de informes, plug-ins de efectos gráficos y programas independientes que realizan una variedad de funciones. Haga clic en Archivo> Opciones> Complementos para ver una lista de las aplicaciones de Complemento ya instaladas, luego seleccione una de estas aplicaciones y juegue con las características que ofrece. Puede encontrar una herramienta valiosa que no puede vivir sin ella.

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